温先生用电话向某酒店订房时提出了接火车站的要求，酒店预订员详细记录下温先生的车次，承诺一定去车站接他，温先生放心地挂断了电话。最新火车时刻表提示，温先生到站时间为21时30分，酒店礼宾员事先准备好了写有温先生全名的专用接车牌，提前到达车站软席出口处等候。结果温先生所乘列车比预订时间提前15分钟到站，不料温先生又随人流误从硬席出口处出来，天空下着蒙蒙细雨，他拖着行李箱，左顾右盼未找到酒店接站人。无奈之下，只得乘坐出租车来到酒店，直奔大堂经理处投诉，并拒付房费。接站的礼宾员，当得知列车已提前到站后，立即随车返回，听到客人已抵店，并因此向酒店投诉的消息，茫然不知所措。
如果你是礼宾部的主管或者经理应采取哪些措施以避免类似的事件再次发生？